Les Facility Manager sont bien conscients de l’importance d’un programme d’entretien régulier ! En effet, ces planifications permettent de réduire les coûts et de renforcer la sécurité tout en optimisant le déroulement des opérations et la productivité. De fait, qu’il s’agisse de grandes entreprises ou de petites entreprises ; les avantages d’un programme d’entretien régulier sont indéniables s’ils sont confiés à un partenaire commercial fiable !

Ainsi grâce à l’externalisation et donc à la sous-traitance de la maintenance, les petites entreprises, qui n’ont pas les ressources nécessaires pour embaucher un ou plusieurs techniciens, ne feront pas de compromis sur l’expertise fournie par un personnel hautement qualifié.

De plus, même si les grandes entreprises ont la capacité financière d’embaucher des techniciens, elles n’arrivent pas toujours à trouver les ressources humaines compétentes ! Donc, l’externalisation permet de maximiser les résultats de l’entreprise ; notamment pour les opérations de maintenance spécialisées telles que pour les ascenseurs, les escalators, la climatisation, les systèmes d’entrée et solutions d’accès, ou bien encore pour la plomberie et l’aménagement paysager.

Comment fonctionne l’externalisation de la maintenance ?

Effectivement, l’externalisation est la pratique commerciale qui consiste à engager un tiers pour effectuer des tâches et des services généralement effectués par le personnel interne. Ainsi dans les années 1990, l’externalisation est apparue comme une stratégie de réduction des coûts pour toutes les organisations. C’est pourquoi, aujourd’hui, l’externalisation est une pratique courante et les dirigeants en sont parfaitement conscients.

Ainsi, dans un avenir proche, l’externalisation des activités de maintenance et d’ingénierie sera considérée comme une option plus simple et sûre pour aller de l’avant.

Simon Chapman, DVP Services Global Product Manager chez dormakaba

« De plus, un prestataire de services sous contrat peut également offrir des services spécialisés pour lesquels les gestionnaires du bâtiment ne seraient pas en mesure de justifier l’embauche de personnel », explique Simon Chapman.

Si l’externalisation est traditionnellement associée au secteur des technologies de l’information et au travail en ligne, l’ensemble des entreprises peuvent également en récolter les multiples avantages. Voici d’ailleurs les 3 avantages que l’externalisation des travaux de maintenance et d’ingénierie apportent aux organisations de toutes tailles et de tous besoins.

1. Alléger le fardeau administratif

En effet, une grande partie des tâches d’entretien régulier s’accompagnent de tâches administratives qui demandent de nombreuses heures de gestion. Cependant, dans le cadre d’un contrat de maintenance régulière, un technicien qualifié inspecte le bâtiment, le local… et effectue uniquement les réparations nécessaires et ce à intervalles réguliers.

Ainsi, l’externalisation des tâches techniques allège la charge administrative des gestionnaires d’installations. Elle leur fait donc gagner du temps et leur évite ainsi de louer ou d’acheter des équipements spéciaux pour d’éventuelles réparations, car le technicien dispose de tous les outils nécessaires. De plus, ces outils appartenant au sous-traitant, il n’est pas nécessaire de gérer un budget supplémentaire ou un espace de stockage pour les équipements techniques.

2. Réduire les coûts en périodes difficiles

L’externalisation des tâches techniques peut s’avérer idéale, en particulier pour les gestionnaires d’installations fonctionnant avec un budget restreint. Ils peuvent ainsi trouver l’équilibre entre la réduction des coûts, la sécurisation et l’optimisation de leurs installations. Lorsque les gestionnaires d’installations externalisent des tâches techniques, leurs contrats leur permettent de ne payer que les services dont ils ont besoin.

En outre, si de nombreux techniciens sont souvent des généralistes, à mesure que les technologies évoluent, un nombre croissant de tâches de maintenance sont confiées à des spécialistes. Toutefois, si ces tâches techniques sont externalisées, les facility manager peuvent tirer parti de techniciens aux compétences multiples.

3. L’évolutivité à une époque de changements

Dans un monde caractérisé par l’imprévisibilité, la sous-traitance de la maintenance peut aider les gestionnaires d’installations à faire face aux changements brutaux de leur entreprise. Par exemple, une augmentation du nombre de visiteurs peut entraîner un besoin accru de maintenance… Et si l’intégration de nouveaux employés peut être un processus long, il est généralement plus rapide et plus facile d’obtenir le soutien d’un tiers.

Ainsi, la sous-traitance de la maintenance et l’externalisation des tâches techniques est une solution souple et évolutive qui permet de réduire les coûts et de répondre aux changements au fur et à mesure qu’ils se produisent.

Tâches techniques : externaliser ou ne pas externaliser ?

Finalement, l’externalisation des tâches techniques dans le cadre d’un contrat peut être une décision commerciale importante pour donner du pouvoir aux gestionnaires des installations. Cela étant dit, chaque installation a des besoins de maintenance spécifiques, dont l’étendue ne peut être déterminée que par les gestionnaires qui connaissent précisément la complexité de leurs activités. En analysant leurs ressources par rapport à leurs besoins, ils peuvent trouver l’équilibre optimal entre l’externalisation de la maintenance et l’aide interne pour en tirer le maximum d’avantages.