Tornato alla ribalta con la crisi sanitaria, il Flex Office e, per estensione, il lavoro ibrido, presentano molti vantaggi sia per le aziende che per i dipendenti. Risparmi per alcuni, una migliore qualità di vita per altri. Questa modalità di lavoro sarà il futuro del lavoro?

Di moda negli anni ’90, il Flex Office era un concept caduto in disuso, per poi tornare in auge con la crisi sanitaria. Sono finiti gli open space impersonali o gli uffici chiusi con le foto di famiglia e i disegni del figlio più piccolo in bella mostra.

Il Flex Office è un modo di ripensare gli spazi di lavoro in modo che ogni dipendente, a seconda delle mansioni e del momento della giornata, possa sistemarsi dove preferisce: in un ufficio, in un’area o anche in un luogo terzo come una caffetteria aziendale o uno spazio di co-working.

Vantaggi da un capo all’altro della catena

Tuttavia, se la crisi sanitaria ha incentivato il telelavoro, l’implementazione più frequente del flex office nelle aziende, proprio perché questi metodi di lavoro offrono diversi vantaggi significativi.

La prima osservazione è che il digitale funziona anche se i dipendenti non sono incollati alla scrivania. Organizzare conference call via Zoom e via Teams è diventata la normalità senza che nessun compito professionale ne abbia risentito. Inoltre, rendono più facile conciliare le agende delle persone, cosa che risultava a volte più difficile quando questi incontri si tenevano solo di persona. Di conseguenza, il nomadismo professionale non è più un ostacolo al lavoro. In secondo luogo, adottando questo modo di lavorare, le aziende possono ridurre notevolmente i costi operativi. Oggi il tasso di occupazione effettivo di un ufficio dedicato è di circa il 60%. Non assegnando più uffici, le aziende possono risparmiare spazio. È un lusso nelle grandi aree metropolitane.   In breve, il lavoro ibrido, che combina telelavoro e flex office, non è più una modalità praticata da pochi coraggiosi avanguardisti!

Infine, ma non meno importante, anche i dipendenti beneficiano di questo nuovo modo di lavorare. Consentendo loro di lavorare dove vogliono, quando vogliono, l’ufficio flessibile permette loro di incontrare altre persone con background diversi, stimolando così la loro creatività. Ma soprattutto il flex office permette di liberarsi dai vincoli solitamente associati alla vita professionale, compresi i tempi di spostamento e lo stress che spesso ne deriva.

Un imperativo: tenere conto dei desideri dei dipendenti

Ovviamente, come ogni cambiamento di abitudini, il sistema può essere percepito in una luce meno vantaggiosa. In particolare, il fatto che non ci sia un ufficio fisso significa uno spazio di lavoro impersonale e, di conseguenza, un senso di appartenenza all’azienda che a volte viene un po’ minato.

Tuttavia, il cosiddetto lavoro ibrido sta gradualmente diventando la regola.

Più della metà degli italiani, il 54% per la precisione, è sicura che la qualità della propria vita sia migliorata grazie al lavoro ibrido, e addirittura il 55% afferma di essere più produttivo.

Non solo: il 71,8% pensa che il proprio lavoro possa essere svolto con successo sia da casa che in ufficio, anche se purtroppo solo 1 persona su 4 ritiene che la propria azienda sia organizzata per poter lavorare efficacemente in maniera ibrida.

Questi sono i dati che emergono dallo studio Cisco “I dipendenti sono pronti per il lavoro ibrido, e tu?”, realizzato attraverso l’analisi dell’impatto che questa nuova modalità di lavoro influisce sullo stato emotivo, finanziario, mentale, fisico e sociale delle persone, non solo in Italia ma in tutta l’area EMEAR (Europa, Middle East, Africa e Russia). Lo studio mostra come i dipendenti si sono comportati negli ultimi due anni e cosa è necessario per loro e per le aziende per avere successo nel futuro del lavoro ibrido.

La rivoluzione è quindi ben avviata. Tuttavia, per garantire il pieno impegno dei dipendenti, l’azienda deve agire tenendo conto di un elemento essenziale: le loro aspirazioni ed il loro benessere.