La digitalizzazione e la pandemia da COVID-19 hanno stimolato nuove forme di lavoro. Sia il lavoro a distanza che l’utilizzo di orari di lavoro flessibili sono in aumento. Questi nuovi modi di lavorare richiedono nuove soluzioni per la registrazione degli orari di lavoro. Oltre alla flessibilità fisica, molti paesi hanno introdotto nuove leggi che rendono obbligatorio per le aziende tracciare in modo preciso e attento l’orario di lavoro dei loro dipendenti.

Tutti questi cambiamenti richiedono soluzioni flessibili e completamente digitali che forniscano tutte le informazioni di cui le aziende hanno bisogno per tracciare e gestire gli aspetti relativi alla presenza dei loro dipendenti.

Il mercato globale dei sistemi di rilevazione presenze, attualmente valutato a circa 2,1miliardi di dollari, è destinato a registrare un tasso di crescita annuale dell’8,5% tra il 2020 e il 2026 e a raggiungere 3,6 miliardi di dollari entro la fine del periodo previsto.

Vantaggi dei sistemi di rilevazione presenze

I sistemi di rilevazione presenze sono strumenti preziosi per le risorse umane che permettono ai dipendenti di timbrare l’entrata e l’uscita, sia fisicamente in ufficio con un badge che digitalmente attraverso il loro computer o telefono cellulare. Inoltre, questi strumenti offrono una varietà di altre opzioni per i dipendenti, come controllare il numero di giorni di vacanza disponibili in un certo periodo, registrare i viaggi di lavoro o segnalare i giorni di malattia. I sistemi di rilevazione presenze inoltre possono essere collegati alla extranet aziendale.

Anche per i dipartimenti delle risorse umane e gli HR Manager, i sistemi elettronici di rilevazione presenze offrono molti vantaggi. Utilizzando i dati forniti da questi sistemi, possono facilmente rivedere le ore lavorate, compresa la distinzione tra ore regolari, straordinari, giorni di ferie e assenze per malattia e quindi avere il libro paga pronto alla fine del mese cliccando semplicemente un pulsante. I manager possono anche utilizzare lo strumento per assegnare le ore lavorate a progetti specifici.

Nuove leggi a sostegno dei sistemi di rilevazione presenze

Secondo l’American Payroll Association, le aziende possono risparmiare fino al 4% delle spese annuali del libro paga con un sistema di rilevazione presenze. Tuttavia, questo giova anche ai dipendenti, riducendo qualsiasi dubbio su eventuali errori di raccolta e aiutandoli ad essere giustamente compensati per qualsiasi lavoro straordinario.

Infatti, nel 2019, la Corte di giustizia europea ha stabilito che tutte le imprese dell’UE devono implementare una soluzione di rilevazione presenze per la protezione dei dipendenti. Allo stesso modo, nella maggior parte del mondo, il mancato mantenimento di registrazioni accurate delle ore lavorate dai dipendenti non esentati è contro le norme Fair Labor Standards e con il rischio di gravi conseguenze legali.

Utilizzando soluzioni di rilevazione presenze all-in-one, le aziende di tutte le dimensioni possono generare rapporti e andare oltre il calcolo delle presenze giornaliere. È possibile identificare facilmente le ferie, le assenze per malattia e altri giorni di riposo in base alla politica aziendale o alla normativa locale.

Inoltre, la rilevazione presenze aiuta i responsabili delle risorse umane e dell’ufficio preposto a creare un ambiente di lavoro più sicuro e igienico per tutti. I sistemi di rilevazione presenze possono eliminare lo scenario indesiderato dato da un eccesso di personale o di un ufficio affollato. Per non parlare di come i tradizionali orologi “punch in e punch out” che tutti toccano possono essere pericolose fonti di contaminazione.

Sistemi di rilevazione presenze per luoghi di lavoro più sicuri ed efficienti

Le soluzioni di rilevazione presenze contribuisce a rendere il posto di lavoro più sicuro, più giusto e più efficiente per tutti i dipendenti, in linea con i principi di trasparenza e senso di responsabilità sia dei dipendenti che dei datori di lavori.