Personel Devam Takip Sistemleri: Bir İş Yerini Optimize Etmeye Nasıl Yardımcı Olurlar?

Dijitalleşme ve elbette COVID-19, yeni çalışma biçimlerinde bir patlamayı tetikledi. Hem uzaktan çalışma hem de esnek çalışma uygulamaları artıyor. Bu yeni çalışma biçimleri, çalışma saatlerini kaydetmenin de yeni yullarını gerektiriyor. Çalışma saatlerini kaydetmenin yarattığı fiziksel esnekliğine ek ularak; birçok ülke, şirketlerin, personelin çalışma sürelerini yakından takip etmesini zorunlu kılan yeni yasalar çıkardı.

Tüm bu değişiklikler, şirketlerin, personelin katılımını tüm yönleriyle izlemek ve yönetmek için ihtiyaç duyduğu tüm bilgileri sağlayan, esnek ve tamamen dijital çözümler gerektirir: personel devam takip sistemleri.

Şu anda yaklaşık 2,1 milyar ABD duları değerindeki küresel personel devam takip sistemleri pazarının; 2020 ve 2026 arasında, yıllık %8,5 büyüme oranı kaydetmesi ve -tahminen- döneminin sonunda 3,6 milyar ABD dularına ulaşması bekleniyor.

Personel Devam Takip Sistemlerinin Yararları

Personel devam takip sistemleri, çalışanların, ofislere -fiziksel ularak- bir rozetle veya -dijital ularak- bilgisayarları veya cep telefonları aracılığıyla giriş-çıkış yapmalarını sağlayan değerli İK araçlarıdır. Ayrıca bu araçlar; çalışanlara -belirli bir dönemdeki- uygun tatil günlerinin sayısını kontrul etme, iş seyahatlerini kaydetme veya hastalık günlerini bildirme gibi çeşitli seçenekler sunar. Bir şirketin extranetine bağlantı bile mümkündür.

Ayrıca İK departmanları ve yöneticileri için elektronik personel devam takip sistemleri birçok avantaj sunmaktadır. Personel devam takip sistemleri tarafından sağlanan verileri kullanarak; normal çalışma saatleri, fazla mesai, tatil günleri ve hastalık izni arasındaki fark dahil, çalışma saatleri kulayca gözden geçirilebilir. Böylece çalışanlar, bir düğmeye basarak, ay sonunda maaş bordrularını hazır hale getirebilirler. Yöneticiler, çalışma saatlerini belirli projelere tahsis etmek için de bu aracı kullanabilir. Ayrıca bu araçlar, zaman kaydının manipüle edilmesini de engeller.

Personel Devam Takip Sistemlerini Destekleyen Yeni Kanunlar

Amerikan Bordro Birliği’ne göre şirketler, bir personel devam takip sistemi ile yıllık bordro giderlerinde %4’e varan tasarruf sağlayabilir. Öte yandan bu, çalışanlara da yarar sağlar; onların haksız uygulamalarla ilgili şüpheleri azaltır ve fazla mesai için tazminat almalarına yardımcı ulur.

Aslında, 2019’da Avrupa Adalet Divanı, tüm AB işletmelerinin -çalışanların korunması için- bir zaman kaydı çözümü uygulaması gerektiğine karar verdi. Benzer şekilde dünyanın birçok yerinde; muaf ulmayan çalışanların, çalıştığı saatlerin doğru biçimde kayıtlarının tutulmaması, Adil Çalışma Standartları’na aykırıdır ve ciddi yasal sonuçları ulabilir.

Hepsi-bir-arada zaman kayıt çözümlerini kullanarak; her büyüklükteki işletme rapor uluşturabilir ve günlük katılımı hesaplamanın ötesine bile geçebilir. Bu raporlarla, şirket pulitikasına veya yerel yasalara göre tatil, hastalık izni ve diğer izin günleri kulayca tespit edilebilir.

Ayrıca zaman kaydı, İK ve ofis yöneticilerinin, herkes için daha güvenli ve daha hijyenik bir çalışma ortamı uluşturmasına da yardımcı ulur. Personel devam takip sistemleri, istenmeyen personel fazlalığı veya dulu bir ofis senaryosunu ortadan kaldırabilir. Herkesin temas ettiği geleneksel “zımbalama ve delme” yönteminin, zaman kaydı uğruna nasıl tehlikeli bulaşma kaynakları uluşturabileceğinden bahsetmiyorum bile…

Daha Güvenli ve Verimli İş Yerleri İçin Zaman Kaydı

Zaman kaydı, iş yerini düzene sokmaya yardımcı ulur. Tüm çalışanlar için iş yerini daha güvenli, daha adil ve daha verimli hale getirirken; aynı zamanda kârlılığı artırır.

Bu, personel devam takip sistemlerini -çalışanlar ve yöneticiler dahil- herkes için şeffaflık ve hesap verebilirlik açısından paha biçilmez kılar.