ERP bezeichnet den Prozess der Verwaltung und Integration der täglichen Abläufe in einem Unternehmen. ERP-Anwendungen automatisieren und unterstützen viele verwaltungstechnische und betriebliche Geschäftsprozesse in verschiedenen Branchen – beispielsweise in den Bereichen Personalwesen, Finanzen, Dienstleistungen, Sicherheit vor Ort und vielen anderen.

Im Laufe der Jahre haben sich ERP-Lösungen weiterentwickelt und sind zu einem der wichtigsten Wegbereiter beim Übergang zu Industrie 4.0 geworden. Bei vielen von ihnen handelt es sich mittlerweile um webbasierte Anwendungen, auf die aus der Ferne über die Cloud zugegriffen werden kann.

Dies wird wahrscheinlich auch in den kommenden Jahren so bleiben: Die Beliebtheit cloudbasierter ERP-Lösungen nimmt zu und es wird ein Wachstum von 45,3 Milliarden US-Dollar im Jahr 2020 auf 101,1 Milliarden US-Dollar im Jahr 2025 erwartet.

Warum ist die Wahl der richtigen ERP-Lösung so wichtig?

Die erfolgreiche Implementierung einer ERP-Lösung ist entscheidend für die Unternehmensstrategie, funktioniert aber nicht immer reibungslos. Da sie Kernelement vieler Geschäftsabläufe ist, können Fehlentscheidungen in Bezug auf die gewählte ERP-Lösung und ihre Implementierung selbst renommierteste Unternehmen viel Geld und Ansehen kosten.

Bei der Vielzahl der ERP-Lösungen auf dem Markt ist es nicht immer einfach, die richtige Lösung auszuwählen. Zudem sind die teuersten oder am besten bewerteten ERP-Lösungen nicht zwangsläufig für jedes Unternehmen die passende Wahl..

Schritt #1: Mit den richtigen Fragen zu den richtigen Antworten

Bevor man eine so wichtige unternehmerische Entscheidung wie die Wahl der richtigen ERP-Lösung trifft, sollte man sich genau im Klaren sein, warum das eigene Unternehmen eine solche Lösung benötigt. Daher sollten Unternehmensverantwortliche eine gründliche Analyse ihrer Geschäftsmodelle und -abläufe durchführen und deren Stärken und Schwächen herauszufinden.

Dabei können unter anderem folgende Fragen aufgeworfen werden:

• Sind Ihre Geschäftsdaten korrekt?
• Welche Probleme wollen Sie mit einer ERP-Lösung lösen?
• Wird sich die Größe oder der Tätigkeitsbereich Ihres Unternehmens verändern, beispielsweise durch Wachstum oder Schrumpfung?
• Gibt es vorhandene Systeme (z. B. Zutrittsmanagement, Zeiterfassung, Business Intelligence-System, CRM, eCommerce), die in Ihre ERP-Lösung integriert werden müssen?
• Müssen Sie die Kosten senken? Wenn ja, wo?
• In welchem Maße sind Ihre Systeme miteinander vernetzt?
• Wie zufrieden sind Ihre Kunden?
• Was funktioniert gut mit den derzeitigen Systemen?
• Wie sähe die einfachste Änderung aus, die Ihnen den größten Nutzen bringen würde?
• Wie steht es um Ihre Unternehmenskultur, wenn es um Softwareanpassungen und Automatisierung geht?
• Verfügen Sie über interne Kapazitäten und Ressourcen für die Behebung technischer Probleme und die regelmäßige Wartung?
• Wie hoch ist Ihr finanzieller und personeller Spielraum, um in die Implementierung eines neuen ERP-Systems zu investieren?

Schritt #2: Auswahl des richtigen ERP-Anbieters

Sobald alle notwendigen quantitativen und qualitativen Informationen über Ihr Unternehmen gesammelt sind, ist es wichtig, den richtigen Anbieter und die richtige ERP-Lösung für eine erfolgreiche Implementierung auszuwählen.

• Bewerten Sie die technische Eignung: Auf der Grundlage einer umfassenden Liste der ERP-Anforderungen Ihres Unternehmens ist es von entscheidender Bedeutung, einen Anbieter zu finden, dessen ERP-Lösungen mit Ihren technischen Anforderungen übereinstimmen.

• Branchenerfahrung: ERP ist mittlerweile in den meisten Branchen allgegenwärtig, doch nicht alle ERP-Tools eignen sich als Universallösung für alle Branchen oder alle Unternehmen. Um eine ERP-Lösung zu finden, die bestmöglich auf die Bedarfe Ihres Unternehmens zugeschnitten ist, ist es daher immer ratsam, einen Anbieter mit entsprechenden Branchenkenntnissen und -erfahrungen zu wählen.

• Höchster Integrationsgrad: Ein ERP-System muss ein Höchstmaß an Integration aller Geschäftsprozesse ermöglichen. Gleichzeitig sollte es über die maximale Kapazität zur Datenverarbeitung und zur Erstellung von Handlungs- und Lösungsvorschlägen verfügen, dabei größtmögliche Kontrolle über Zugriffsverläufe, Produktion usw. erlauben und ein detailliertes und erweitertes Berichtswesen bereitstellen, um ein hohes Maß an Effizienz und Sicherheit zu gewährleisten.

• Zukunftsfähigkeit Ihres Anbieters: Software und ERP-Technologien entwickeln sich schnell weiter. Bevor man einen mehrjährigen Vertrag mit einem ERP-Anbieter unterzeichnet, sollte man unbedingt prüfen, ob der Anbieter schon in der Vergangenheit seine Kunden mit innovativen und fortschrittlichen Dienstleistungen unterstützt hat und daher anzunehmen ist, dass er dies auch in Zukunft tun wird.

• Fragen stellen: Ein neues ERP-Tool stellt für alle Unternehmen eine erhebliche Investition dar. Angesicht von Kosten, die sich voraussichtlich massiv auf die Geschäftsergebnisse der nächsten Jahre auswirken werden, ist keine Frage unbedeutend oder gar irrelevant. Ein vertrauenswürdiger Anbieter wird immer willens und in der Lage sein, Sie bei allen Anliegen zu unterstützen – vor, während und nach dem Kauf.

• Referenzen einholen: Bevor man sich für eine ERP-Lösung entscheidet, empfiehlt es sich, anbieterunabhängig zusätzlich externe Experten zu Rate ziehen. Selbst wenn alle Fragen beantwortet sind, können Referenzen oder Erfahrungsberichte anderer Kunden helfen, die richtige Entscheidung zu treffen.

Fazit: Die Auswahl einer ERP-Lösung ist eine wichtige Entscheidung, die sehr sorgfältig getroffen werden sollte.

Insbesondere aufgrund der Entwicklungen im Rahmen der COVID-19-Pandemie erweist sich Automatisierung zunehmend als unverzichtbar für eine effiziente Geschäftsentwicklung. Die richtige ERP-Lösung kann die Unternehmensleitung in die Lage versetzen, genau diesdamit zu erreichen.

Doch wie alle anderen Technologien oder Lösungen für Unternehmen auch, ist eine ERP-Software nur ein Werkzeug, das für sich allein genommen weder zum Erfolg noch zum Misserfolg führt. Vielmehr erfordert es Schulung, Zusammenarbeit und produktive partnerschaftliche Beziehungen, um erfolgreich zu sein. Die Lösung, für die Sie sich letztendlich entscheiden, sollte dazu dienen, Ihre Ressourcen zu entlasten, statt sie stärker zu beanspruchen.