Los administradores de edificios e instalaciones son muy conscientes de la importancia de un plan de mantenimiento, puesto que reduce los costes y mejoran la seguridad al tiempo que optimizan el flujo de trabajo y la productividad. Tanto si las instalaciones son grandes empresas, como si son más pequeñas, los beneficios de un programa de mantenimiento regular son únicos.
Gracias a externalizar el mantenimiento, las empresas más pequeñas, que no disponen de los recursos necesarios para contratar a varios técnicos a tiempo completo, no tienen que renunciar a la experiencia que proporcionan los técnicos de servicio altamente especializados.
Asimismo, aunque las empresas más grandes tengan la capacidad de contar con técnicos a tiempo completo, hay muchos aspectos en los que el personal puede no ser suficiente. Especialmente en el caso de operaciones de mantenimiento especializadas como ascensores y escaleras mecánicas, sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado, sistemas de entrada y acceso, fontanería y jardinería… la subcontratación maximiza el beneficio empresarial.
¿Cómo funciona la externalización para contratar el mantenimiento?
La externalización es la práctica comercial de contratar a un tercero para que realice tareas y servicios que normalmente realiza el personal interno. Especialmente desde la década de 1990, la externalización empezó a surgir como una estrategia de reducción de costes para organizaciones de todos los tamaños. Hoy en día, la subcontratación es una práctica común y los líderes de diversas industrias son muy conscientes de ello.
En el futuro la externalización de las actividades de mantenimiento e ingeniería se considerará una opción más práctica de cara al futuro.
Simon Chapman, Director de Productos Globales de Servicios en dormakaba
«Un proveedor de servicio contratado también puede ofrecer una serie de servicios especializados para los que los administradores no podrían justificar la incorporación de personal interno», afirma Simon Chapman.
Aunque la externalización se ha asociado tradicionalmente con el sector de las TI y el trabajo en internet, las empresas basadas en instalaciones también pueden beneficiarse.
Externalizar el mantenimiento: aligera la carga administrativa
Gran parte de las tareas de mantenimiento regular llevan aparejadas tareas administrativas que consumen muchas horas de trabajo de los administradores. Sin embargo, con un contrato fijo de mantenimiento periódico, un técnico altamente especializado inspecciona las instalaciones y realiza las reparaciones necesarias a intervalos regulares.
Así, la externalización de tareas técnicas alivia la carga administrativa de los administradores de edificios. Les ahorra tiempo y también elimina la necesidad de alquilar o comprar cualquier equipo especial para posibles reparaciones, ya que el técnico especializado vendría con todas las herramientas adecuadas. Asimismo, el acceso a estas herramientas a través del técnico significa que no hay necesidad de gestionar un presupuesto adicional o un espacio de almacenamiento para los equipos de ingeniería.
Reducción de costes en tiempos de vacas flacas
Especialmente para los administradores de edificios que operan con un presupuesto ajustado, la subcontratación de tareas técnicas puede ser ideal. De este modo, pueden encontrar el difícil equilibrio entre reducir costes y mantener sus instalaciones seguras y optimizadas. Cuando los gestores de instalaciones subcontratan tareas técnicas, sus contratos les permiten pagar sólo por los servicios que necesitan.
Además, aunque muchos de los técnicos de la plantilla suelen ser generalistas, a medida que las tecnologías evolucionan, un número cada vez mayor de tareas rutinarias de mantenimiento son para especialistas. Sin embargo, si se subcontratan, las instalaciones pueden beneficiarse de técnicos con conocimientos complejos en un plan sencillo.
Escalabilidad en épocas de cambio
En un mundo caracterizado por la imprevisibilidad, externalizar el mantenimiento puede ayudar a los administradores de edificios a estar al tanto de los cambios repentinos. Por ejemplo, un cambio drástico en el número de visitantes de una instalación puede hacer que aumenten las necesidades de ciertas tareas. Y aunque la incorporación de nuevo personal interno puede ser un proceso largo, conseguir el apoyo de un tercero suele ser más rápido y sencillo.
Externalizar las tareas técnicas es una solución flexible y escalable para seguir siendo ágil y reaccionar ante los cambios que se produzcan.
Tareas técnicas: ¿Subcontratar o no subcontratar?
En definitiva, la subcontratación de tareas técnicas mediante un contrato regular puede ser una poderosa decisión empresarial para potenciar a los administradores de las instalaciones. Cada instalación tiene necesidades de mantenimiento personalizadas, cuyo alcance sólo puede ser determinado por los administradores que conocen íntimamente las complejidades de sus negocios. Analizando sus recursos frente a sus necesidades, pueden encontrar el equilibrio entre la externalización del mantenimiento y la ayuda interna para obtener los máximos beneficios.
