Qu’il s’agisse d’une petite auberge de quelques chambres ou d’une chaîne hôtelière internationale, sans la bonne solution, la gestion des accès peut être un défi majeur. Ce qui fait qu’un système de contrôle d’accès s’intègre de façon transparente, c’est un logiciel de gestion d’accès polyvalent, basé sur une carte à clé, prêt à être intégré à la technologie actuelle et à venir.

Les cartes-clés sont toujours d’actualité

Bien que certains hôtels utilisent encore des serrures et des clés métalliques conventionnelles, les cartes d’accès en plastique avec étiquettes d’identification par radiofréquence (RFID) sont devenues la norme dans l’industrie hôtelière, grâce à leur flexibilité et leur commodité. Avec seulement quelques clics pour programmer chaque carte, les clients peuvent ouvrir des portes et, dans certaines installations, payer pour des services supplémentaires, créant ainsi une expérience fluide de l’enregistrement à la caisse.

Les clés numériques sont en hausse

Aussi connues sous le nom de clés mobiles, les clés numériques deviennent une option de contrôle d’accès de plus en plus populaire. Ces clés sont téléchargées sur un smartphone via l’application de l’hôtel. Associées à l’enregistrement et au paiement en ligne, elles rendent théoriquement obsolète l’arrêt à l’accueil ; c’est un avantage pour les voyageurs qui sont déjà de fervents utilisateurs de smartphones.

Selon l’enquête sur les tendances hôtelières 2018 de l’American Hotel & Lodging Association, le nombre d’hôtels aux États-Unis qui utilisent des appareils mobiles comme clés de chambre est passé de 1 % en 2012 à 6 % en 2016 et 17 % en 2018. Hilton a déjà mis en œuvre la technologie dans la plupart de ses hôtels à travers le monde et Marriott International a l’intention d’étendre son programme Mobile Key en 2020. Le fait que les grandes chaînes hôtelières déploient cette technologie fait des clés numériques un sujet d’actualité dans ce secteur et une option qui intéresse de plus en plus les hôteliers.

Les avantages des logiciels de gestion des accès

Une solution logicielle efficace de gestion des accès ajoute de la valeur aux hôtels en créant de multiples avantages pour les clients et le personnel.

• Efficacité accrue : La productivité et l’efficacité du personnel augmentent puisque moins de temps est consacré à des tâches comme le check-in et le check-out.
• Mobilité accrue : Les gestionnaires peuvent faire fonctionner les casiers à distance, ce qui permet au personnel d’effectuer des tâches comme le changement des chambres d’invités sans avoir à retourner à la réception.
• Amélioration du service à la clientèle : L’augmentation de l’efficacité et de la mobilité libère plus de temps pour les directeurs et le personnel de l’hôtel pour se concentrer sur les besoins de leurs clients.
• Commodité : Un seul outil gère les opérations telles que l’enregistrement des invités, la gestion de l’accès du personnel, la gestion immobilière, les commodités, les ascenseurs, les clés spéciales, l’audit des écluses et les rapports.
• Rôles et profils utilisateur personnalisables : Le logiciel peut être adapté aux besoins de l’entreprise, par exemple en permettant au personnel d’accéder à certaines zones de l’installation à certains moments, en générant des points d’accès communs et restreints et en configurant l’horaire des quarts de travail du personnel.
• Gestion multi-sites : Il est possible de gérer ensemble plusieurs propriétés à différents endroits.

Caractéristiques essentielles

Lors de l’évaluation d’un logiciel de gestion des accès, plusieurs éléments peuvent augmenter la valeur de l’investissement.

• Simplicité : Une solution conviviale signifie moins de temps et d’argent consacrés à la formation du personnel sur la façon d’utiliser le logiciel.
• Flexibilité : Un logiciel de gestion des accès qui s’intègre à une variété d’autres outils tiers déjà en place, comme les systèmes de gestion immobilière (PMS), les kiosques, le stationnement et les systèmes de gestion de l’énergie, réduit la complexité et simplifie le travail du personnel des hôtels. L’architecture adaptable comme HTML5 donne au logiciel la possibilité de fonctionner sur les appareils mobiles et les postes de travail traditionnels sans perte de convivialité.
• Bluetooth : Un logiciel compatible Bluetooth permet aux hôteliers de s’adapter sans peine à la tendance croissante des clés numériques.