İster -sadece birkaç odalı- küçük bir han, ister uluslararası bir otel zinciri olsun; doğru çözüm olmadan geçişleri yönetmek büyük bir zorluk olabilir. Bir geçiş kontrol sisteminin sorunsuz bir şekilde bir araya gelmesini sağlayan şey; hem mevcut hem de gelecek teknoloji ile entegre edilmeye hazır, çok yönlü ve anahtar kart tabanlı bir geçiş yönetimi yazılımı olmasıdır.

Anahtar Kartlar Hala Önemli

Bazı oteller hala geleneksel metal kilitler ve anahtarlar kullanıyor olsa da Radyo Frekansı ile Tanımlama (RFID) etiketli plastik anahtar kartları; esneklikleri ve kolaylıkları sayesinde konaklama endüstrisinde standart haline geldi. Bu teknoloji ile her kartı programlamak için sadece birkaç tıklama yeterlidir. Böylece konuklar kapıları açabilir ve bazı tesislerde ek hizmetler için ödeme yaparak; check-in anından check-out anına kadar sorunsuz bir deneyim yaşayabilir.

Dijital Anahtarlar Yükselişte

Mobil anahtarlar olarak da bilinen dijital anahtarlar, giderek daha popüler bir geçiş kontrol seçeneği olarak ortaya çıkıyor. Bu anahtarlar, otelin mobil uygulaması aracılığıyla bir akıllı telefona indirilir. Online check-in ve check-out ile birleştirildiğinde, resepsiyonda zaman kaybetme -teorik olarak- geçersiz hale gelir. Bu da zaten sıklıkla akıllı telefon kullanıcısı olan gezginler için bir avantajdır.

Amerikan Otel ve Konaklama Derneği’nin 2018 Otel Trendleri Anketi’ne göre, Amerika Birleşik Devletleri’nde oda anahtarı olarak mobil cihazları kullanan otellerin sayısı 2012’de %1 iken; bu sayı 2016’da %6’ya, 2018’de %17’ye yükseldi. Hilton, şimdiden bu teknolojiyi dünya çapındaki otellerinin çoğunda uyguladı. Marriott International ise Mobil Anahtar geçiş programını 2020’de genişletmeyi planlıyordu. Büyük otel zincirlerinin bu teknolojiyi kullanması, dijital anahtarları sıcak bir sektör konusu ve daha fazla otelcinin araştırdığı bir seçenek haline getiriyor.

Geçiş Yönetim Yazılımı Kullanmanın Faydaları

Etkin bir geçiş yönetimi yazılımı çözümü, hem misafirler hem de personel için birden fazla avantaj yaratarak, otellere değer katar.

• Artırılmış verimlilik: Check-in ve check-out gibi görevlere daha az zaman harcandığından; personel verimliliği ve etkinliği artar.
• Artan hareketlilik: Yöneticiler, kilitli dolapları uzaktan açabilir ve personelin -resepsiyona geri dönmek zorunda kalmadan- misafir odası değişiklikleri gibi görevleri gerçekleştirmesine olanak tanır.
• Gelişmiş misafir hizmetleri: Artan verimlilik ve hareketlilik, otel yöneticilerine ve personeline konuklarının ihtiyaçlarına odaklanmaları için daha fazla zaman kazandırır.
• Kolaylık: Konuk kaydı, personel geçiş yönetimi, mülk yönetimi, sosyal alanlar, asansörler, özel anahtarlar, kilit denetimi ve raporlama gibi işlemleri tek bir araç yönetir.
• Özelleştirilebilir kullanıcı rolleri ve profilleri: Yazılım, personelin belirli zamanlarda tesisin belirli alanlarına erişimini sağlamak, ortak ve kısıtlı erişim noktaları oluşturmak ve vardiya çizelgesini ayarlamak gibi şirket ihtiyaçlarına göre uyarlanabilir.
• Çoklu tesis yönetimi: Farklı konumlardaki birden fazla mülk birlikte yönetilebilir.

Zorunlu Özellikler

Geçiş yönetimi yazılımı değerlendirilirken, yatırım değerini artırabilecek birkaç bileşen vardır:

• Basitlik: Kullanıcı dostu bir çözüm, personelin yazılımın nasıl kullanılacağı konusunda eğitilmesi için daha az zaman ve para harcanması anlamına gelir.
• Esneklik: Mülk Yönetim Sistemleri (PMS), misafir kioskları, otopark ve enerji yönetim sistemleri gibi halihazırda mevcut olabilecek çeşitli üçüncü taraf araçlarla entegre olan geçiş yönetimi yazılımı, karmaşıklığı azaltır ve otel personelinin işini kolaylaştırır. HTML5 gibi uyarlanabilir mimari, yazılıma, mobil cihazlarda ve geleneksel iş istasyonlarında -kullanılabilirlik kaybı olmadan- çalışma yeteneği verir.
• Bluetooth: Bluetooth’a hazır yazılım, otelcilerin büyüyen dijital anahtar trendine sorunsuzca geçiş yapmalarını sağlar.