Das Flex Office, und generell das Konzept des hybriden Arbeitens, ist durch die Gesundheitskrise wieder ins Rampenlicht gerückt und bietet sowohl für Unternehmen als auch für Arbeitnehmer viele Vorteile. Für die einen bedeutet es Kosteneinsparungen, für die anderen eine höhere Lebensqualität. Wird das Flex Office ein Arbeitsmodell für das Büro der Zukunft sein?

Das Flex Office war bereits in den 90er Jahren in Mode und geriet dann etwas in Vergessenheit, bevor es mit der Gesundheitskrise ein Comeback erlebte. Vorbei sind die Zeiten unpersönlicher Großraumbüros oder abgeschotteter Einzelbüros mit Familienfoto auf dem Schreibtisch und gerahmten Zeichnungen des jüngsten Kindes an der Wand. Jetzt ist die Zeit reif, um Bürokonzepte neu zu denken.

Das Flex Office ermöglicht es, Arbeitsräume derart neu zu gestalten, dass jeder Mitarbeitende je nach Aufgabe und Tageszeit dort sitzen und arbeiten kann, wo es ihm gefällt: in einem Büro, einer Nische, einem Gemeinschaftsbereich oder sogar an einem Ort wie der Firmencafeteria.

Vorteile für alle Beteiligten

Die Gesundheitskrise hat die Telearbeit, und damit verbunden die Einführung von Flex-Office in den Unternehmen, angekurbelt, weil dieses Arbeitsmodell mehrere nicht zu vernachlässigende Vorteile bietet.

Erstens: digitales Arbeiten funktioniert auch dann, wenn Mitarbeitende nicht an ihren Büroarbeitsplatz gebunden sind. Die Organisation von Telefonkonferenzen über Zoom und Teams ist zur Norm geworden, ohne dass die beruflichen Aufgaben darunter leiden. Und besser noch: Im Vergleich zu Präsenz-Terminen ist es oftmals sogar sehr viel leichter, alle erforderlichen Teilnehmer terminlich unter einen Hut zu bringen. Beruflich anderweitig unterwegs zu sein ist infolgedessen definitiv kein Hindernis mehr, um sich abzustimmen.

Zweitens: Unternehmen können durch die Einführung dieses Arbeitsmodells ihre Betriebskosten erheblich senken. Die tatsächliche Auslastung eines fest zugewiesenen Büros liegt heute bei etwa 60 %. Indem ein Unternehmen keine feste Zuteilung mehr vornimmt, spart es also Flächen ein. Gerade in großen Ballungszentren ist dies ein enormer Vorteil, der dafür sorgt, dass hybrides Arbeiten, bei dem Telearbeit und Flex Office miteinander kombiniert werden, nicht länger als Kuriosum gilt, das nur von einigen mutigen Avantgardisten praktiziert wird. Laut Report 2/2022 des Instituts der deutschen Wirtschaft Köln e.V. arbeiteten vor dem Ausbruch der Gesundheitskrise 13 % aller Erwerbstätigen und knapp 10 % aller abhängig Beschäftigten in Deutschland zumindest gelegentlich von zuhause aus. Inzwischen planen laut einer Deloitte-Studie 66% der deutschen Unternehmen das mobile Arbeiten bzw. Home-Office auch nach der Corona Pandemie dauerhaft zu etablieren.

Nicht zuletzt profitieren auch die Mitarbeitenden von dieser neuen Arbeitsform. Denn die Möglichkeit, wo und wann man will zu arbeiten bietet neuen Raum für Begegnungen mit anderen Menschen aus unterschiedlichsten Bereichen und ist förderlich für die Kreativität. Vor allem aber ermöglicht das Flex Office den Mitarbeitenden, sich von einigen Zwängen zu befreien, die bisher mit dem Arbeitsleben verbunden sind – wie beispielsweise von längeren Pendelzeiten zum Büro und dem damit verbundenen Streß…

Absolutes Muss: die Berücksichtigung der Mitarbeiterwünsche

Natürlich kann dieses Arbeitsmodell, wie jede Veränderung von Gewohnheiten, auch in einem weniger vorteilhaften Licht gesehen werden. Vor allem, weil ein Arbeitsplatz ohne festes Büro unpersönlicher ist und das Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen manchmal etwas leidet.

Inzwischen wird das sogenannte hybride Arbeiten jedoch nach und nach zur Regel. Und viele, die sich anfangs dagegen gesträubt haben, befürworten es heute. Der Umbruch ist also tatsächlich in vollem Gange. Aber damit die Mitarbeitenden die Veränderungen auch wirklich annehmen, müssen Unternehmen bei der Entwicklung ihrer Projekte vor allem eines im Auge behalten: die Wünsche und das Wohlbefinden der Mitarbeiter.