Salas de paquetería y buzones ’smart’: acceso inteligente en la era del comercio electrónico

Suena el (molesto) timbre del portero automático. Es un mensajero con un paquete que llevas esperando varios días. Abres la puerta. El mensajero accede a la urbanización. Es una comunidad de varios bloques residenciales, con diferentes zonas, espacios e instalaciones, aunque no existe ninguna sala específicamente preparada como almacén ni tampoco buzones de paquetería.

No está el portero y no hay cerca personal de seguridad, de manera que nuestro repartidor deambula por la urbanización sin saber adónde ir. Finalmente, el paquete aparece en casa de tu vecino de la escalera de al lado. O, aún peor, te llega un correo electrónico desolador: “No ha sido posible realizar la entrega”.

¿Cuántas veces se repite esta escena cada día en todo el mundo? Con el espectacular auge del comercio electrónico, las comunidades, los complejos residenciales y los edificios de oficinas se enfrentan a desafíos sin precedentes a la hora de recibir, almacenar y distribuir de forma segura un enorme volumen de paquetes.

Comprando sin parar

Solamente Amazon reporta la entrega de más de 9.000 millones de artículos el mismo día en todo el mundo. Un dato que hace insostenible la falta de salas adecuadas que sirvan como centros de distribución en la gran mayoría de comunidades y edificios.

De igual forma, porteros, administradores, encargados de mantenimiento y personal de seguridad se encuentran desbordados. La labor de clasificar, almacenar y notificar a los residentes sobre sus paquetes consume a veces tanto tiempo que les resulta imposible atender otras responsabilidades esenciales de la gestión de la propiedad.

La falta de seguridad viene con un altísimo coste

Pero no es solo cuestión de una pobre organización, también un problema de seguridad. Los llamados "piratas de los porches", término coloquial para definir a aquellos que roban los paquetes entregados en el “porche” o el portal de una casa, se apropiaron en 2023 de mercancía valorada en 12.000 millones de dólares solo en EEUU. Según estimaciones del New York Times, los estadounidenses pierden bienes por valor de 25 millones de dólares al día, el equivalente en dinero a los 1,7 millones de paquetes que se identifican como ‘extraviados’.

La policía ha descubierto que estos ‘piratas’ ya están logrando incluso acceder al sistema de seguimiento de los envíos, lo cual les permite averiguar qué producto va en cada caja y en qué dirección y momento va a entregarse. Como colofón, a veces se visten con chalecos con el logo de la empresa de paquetería, y son tan rápidos que en multitud de ocasiones repartidor y ladrón se cruzan en el propio porche.

Medidas inteligentes: salas de paquetería y ‘smart lockers’

Así las cosas, las salas de gestión de paquetería y los buzones integrados con soluciones de acceso inteligente se presentan como la alternativa ideal para afrontar estas necesidades: mejoran la seguridad, y son más cómodos y eficientes. Su instalación y uso están transformando el manejo de la paquetería en entornos residenciales, edificios de uso mixto (viviendas/oficinas) y complejos multihousing, contribuyendo a ofrecer una experiencia premium a sus residentes.

Las package rooms habilitan un área controlada de entregas. Equipadas con tecnología inteligente –vigilancia y monitorización conectadas, notificaciones automáticas– proporcionan seguridad y facilitan la organización de entradas y salidas: al permitir únicamente el acceso a personal autorizado se evitan posibles pérdidas y robos, brindando a los administradores de propiedades el control que necesitan y a los residentes la flexibilidad que requieren.

Además, gracias a las soluciones de gestión de visitantes es posible controlar los puntos de acceso, incluyendo el perímetro y las zonas comunes, mediante un código PIN Xpress de un solo uso o un código PIN multiuso con fecha y hora específicas.

Soluciones eficientes y sin contacto

En el caso de los lockers, se trata de una solución eficiente y sin contacto que garantiza a los residentes recoger sus paquetes de forma autónoma y segura en cualquier momento del día. Su implantación y crecimiento está resultando espectacular, con datos que cuantifican su mercado en más de 1.000 millones de dólares en 2024 con perspectivas de crecimiento hasta los 2.552 millones en 2032.

Al estar equipados con sensores y sistemas de monitorización, los buzones permiten a usuarios y administradores hacer un seguimiento en tiempo real de los paquetes. Además, su integración con servicios de mensajería facilita la coordinación y trazabilidad de los envíos. Y, como es posible gestionarlos desde plataformas centralizadas, siempre existe un control del flujo de paquetes, simplificando la supervisión y resolución de incidencias.

El futuro de los buzones: sostenibilidad, biometría e inteligencia artificial

Las nuevas tendencias en buzones y salas de gestión de paquetes ponen el foco en la automatización, avances en ciberseguridad y en sostenibilidad y una mayor implantación de la IA. Los últimos lockers ya incorporan autenticación biométrica y una mayor integración con smartphones, lo que permite reducir intentos de entregas y también emisiones de los vehículos de reparto, lo cual impacta en la sostenibilidad.

La integración con los sistemas logísticos de las compañías de correo optimiza la planificación de entregas según la capacidad de la sala. Estos espacios se podrán modular según el volumen de paquetes y número de residentes, y deberán tener en cuenta las cambiantes necesidades de clientes y consumidores: así por ejemplo se prevé una creciente implantación de lockers de temperatura controlada para envíos que necesiten frío y conservación, como los de alimentos.

Estas nuevas infraestructuras harán necesario incorporar nuevos perfiles como el Workplace manager, con funciones complementarias a las de los facility managers, y que se encargarán de la organización, optimización y buen funcionamiento de todos los espacios de una empresa. Llevado al entorno residencial, hablaríamos de la gestión y mantenimiento de los espacios de una comunidad.

Desafíos en la implementación y requisitos

¿Qué requisitos se necesitan para la instalación de estas salas de paquetería? El coste inicial, el espacio, el mantenimiento y las necesidades de seguridad, física y cibernética, son algunos de los principales desafíos. Las salas de paquetes deben resultar accesibles y fáciles de usar, así como permitir una interacción fluida con el servicio de mensajería para que la gestión de entregas funcione de manera eficiente.

Como primer paso debería realizarse una evaluación previa que justifique el tamaño y diseño de las salas, contando como variables el número de residentes, el volumen de paquetería y los espacios disponibles. Así se podrán calcular los costes de implantación, a los que también habrá que añadir los de mantenimiento y actualización.

La integración de lockers y salas con smartphones, IoT y plataformas de gestión –acceso inteligente y grabación digital– exige un nivel máximo de protección ante vulnerabilidades de ciberseguridad y garantía en la privacidad del uso de los datos.

Con todos estos deberes por hacer, poner en marcha políticas claras en la comunidad para concienciar a residentes, servicios y personal de administración sobre la importancia de respetar estas medidas parece lo más idóneo. Aunque suele ser difícil de conseguir.

En último extremo, las tendencias out-of-home delivery también empiezan a ser muy valoradas por usuarios y personal de reparto. Se trata de buzones y taquillas localizados fuera de urbanizaciones y edificios, siguiendo un modelo que trata de optimizar la logística urbana mejorando la experiencia de cliente: permite elegir puntos de recogida más convenientes que el hogar. En Francia ya hay más de 35.000 puntos asignados, y en mercados como Italia, el uso ha crecido hasta el 25% en solo dos años.