Ya sea en una pequeña posada independiente con sólo unas pocas habitaciones o una cadena hotelera internacional, sin la solución adecuada, la gestión del acceso puede ser un gran desafío. Lo que hace que un sistema de control de accesos se pueda integrar perfectamente es un software de gestión de accesos versátil basado en una tarjeta llave, listo para ser integrado tanto con la tecnología actual como con la futura.

Las tarjetas de memoria siguen siendo el punto de partida

Aunque algunos hoteles siguen utilizando cerraduras y llaves metálicas convencionales, las tarjetas de plástico con etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID) se han convertido en el estándar de la industria hotelera, gracias a su flexibilidad y comodidad. Con sólo unos pocos clics para programar cada tarjeta, los huéspedes pueden abrir las puertas y, en algunas instalaciones, pagar por servicios adicionales, creando una mejor experiencia desde la entrada hasta la salida.

Las llaves digitales están en alza

También conocidas como llaves móviles, las llaves digitales están emergiendo como una opción de control de acceso cada vez más popular. Estas llaves se descargan en un smartphone a través de la aplicación del hotel. Cuando se combinan con la entrada y la salida en línea, hacen que una parada en la recepción sea teóricamente obsoleta; es una ventaja para los viajeros que ya son usuarios frecuentes de un smartphone.

Según la Encuesta de Tendencias Hoteleras de 2018 de la Asociación Americana de Hoteles y Alojamientos, el número de hoteles en los Estados Unidos que utilizan dispositivos móviles como llaves de habitación se ha disparado del 1 por ciento en 2012 al 6 por ciento en 2016 y al 17 por ciento en 2018. Hilton ya ha implementado la tecnología en la mayoría de sus propiedades en todo el mundo y Marriott International tiene la intención de ampliar su programa de llaves móviles en 2020. El hecho de que las grandes cadenas hoteleras estén implementando la tecnología, hace que las llaves digitales sean un tema relevante en la industria y una opción que cada vez más hoteleros están considerando.

Los beneficios del software de control de acceso

Una solución de software de control de acceso eficiente añade valor a los hoteles, creando múltiples ventajas tanto para los huéspedes como para el personal.

• Aumento de la eficiencia: La productividad y la eficiencia del personal aumentan ya que se dedica menos tiempo a tareas como el registro de entrada y salida.
• Aumento de la movilidad: Los gerentes pueden operar los casilleros a distancia, permitiendo al personal realizar tareas como cambios de cuarto de huéspedes sin tener que volver a la recepción.
• Mejores servicios para los huéspedes: El aumento de la eficiencia y la movilidad libera más tiempo para que los empleados de los hoteles se centren en las necesidades de sus huéspedes.
• Conveniencia: Una sola herramienta gestiona operaciones como el registro de invitados, la gestión de acceso del personal, la gestión de la propiedad, los servicios, los ascensores, las llaves especiales, la auditoría de cerraduras y la presentación de informes.
• Roles y perfiles de usuario personalizables: El programa puede adaptarse a las necesidades de la empresa, por ejemplo, dando al personal acceso a determinadas zonas del establecimiento a determinadas horas, generando puntos de acceso comunes y restringidos y estableciendo la programación de los turnos del personal.
• Gestión de múltiples sitios: Se pueden administrar juntas múltiples propiedades en diferentes lugares.

Características esenciales

Al evaluar el software de gestión de acceso, hay varios componentes que pueden aumentar el valor de la inversión.

• La simplicidad: Una solución fácil de usar significa menos tiempo y dinero gastado en capacitar al personal en el uso del software.
• Flexibilidad: El software de gestión de acceso se integra con una variedad de otras herramientas que pueden estar ya en funcionamiento, como los sistemas de gestión de propiedades (PMS), los quioscos para huéspedes o el estacionamiento y los sistemas de gestión de la energía, reduce la complejidad y simplifica el trabajo del personal del hotel. La arquitectura adaptable como HTML5 da al software la capacidad de funcionar en dispositivos móviles y estaciones de trabajo tradicionales sin pérdida de usabilidad.
• Bluetooth: El software que está preparado para Bluetooth permite a los hoteleros entrar sin problemas en la creciente tendencia de las llaves digitales.