Outsourcing von technischen Dienstleistungen hat sich in letzter Zeit zu einer wichtigen Geschäftsstrategie entwickelt, da es Kosten spart und die Effizienz steigert. Der Bereich des Facility- und Gebäudemanagements mit seinen vielfältigen Anforderungen – von der Sanitärtechnik bis zur Sicherheit – bildet hier keine Ausnahme.

Selbst wenn die eigenen Mitarbeiter über die technischen Fähigkeiten verfügen, sich um alle Bedürfnisse ihrer Einrichtungen zu kümmern, spart Outsourcing Zeit, Geld und oftmals Ärger. Der Entscheidungsprozess kann jedoch angesichts der Vielzahl von Managed Service Providern (MSP) aufwändig und überaus anspruchsvoll sein.

Da die Wahl des richtigen Dienstleisters für den Erfolg, die Nachhaltigkeit und die Sicherheit einer Einrichtung von so entscheidender Bedeutung sein kann, haben wir im Folgenden fünf wichtige Punkte aufgeführt, die bei der Auswahl eines Anbieters wichtig sind.

1. Bekanntheit

Benjamin Franklin, ein amerikanischer Visionär des 18. Jahrhunderts sagte: „Es braucht viele gute Taten, um einen guten Ruf aufzubauen, und nur eine schlechte, um ihn zu verlieren.“

Eine der einfachsten Möglichkeiten, um bei der Suche nach einem geeigneten Dienstleister für die Auslagerung von Unternehmensaufgaben eine gute Wahl zu treffen, besteht darin, sich an dessen Ruf zu orientieren.

Die Erfolgsbilanz eines seriösen Geschäftspartners fördert Vertrauen. Sie können dies nicht nur anhand von Online-Bewertungen überprüfen, sondern auch durch Gespräche mit Mitarbeitern des Unternehmens und mit aktuellen oder ehemaligen Kunden.

2. Technische Kompetenz und Kapazität

Die ausgelagerten technischen Dienstleistungen sollten einen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen, denn sie bringen fundierte und spezialisierte Fachkenntnisse und technische Fähigkeiten von extern ins Unternehmen, die intern nicht verfügbar sind.

Für die Auswahl eines geeigneten Dienstleisters benötigt das Facility Management dazu unter anderem Antworten auf folgende Fragen: Wie groß ist die Technikerflotte? Wie breit ist das Leistungsspektrum und über welche Kapazitäten verfügt das Unternehmen, um den Support zu leisten – sowohl im Hinblick auf Routinearbeiten als auch bei Notfällen? Gibt es einen eigenen Fuhrpark?

3. Kundenbetreuung

Zuverlässig und transparent funktionierende Geschäftsvorgänge zwischen Ihnen und Ihrem Dienstleister sind für eine erfolgreiche Zusammenarbeit von entscheidender Bedeutung. Ein Account Manager in Ihrem Partnerunternehmen ist entscheidend für einen reibungslosen Ablauf und die optimale Nutzung der angebotenen Dienstleistungen.

Ein idealer MSP muss im Bereich der Kundenbetreuung kompetent sein. Den richtigen Partner als Kundenbetreuer zu haben, ist von großem Vorteil für Ihr Unternehmen: Er kann Sie bezüglich der für die Branche wichtigen Updates auf dem Laufenden halten, als Ansprechpartner für Notfälle fungieren und kontinierlich hilfreiche Empfehlungen zur Branche oder zu den Produkten beisteuern.

4. Ausbildung, Sicherheit, Ausrüstung

Dank des rasanten Digitalisierungsprozesses im Bereich des Facility- und Gebäudemanagements profitieren die meisten digitalen Tools von Innovationen, Verbesserungen und Updates. Das bedeutet, dass auch die Qualifikation und die Ausrüstung der für sie verantwortlichen Personen ständig auf dem neuesten Stand gehalten werden muss, um den besten Service und größßtmögliche Sicherheit zu gewährleisten.

Bei der Suche nach einem MSP müssen Gebäudemanager daher zufriedenstellende Antworten auf Fragen erhalten, die da lauten: Investiert der Dienstleister in die Weiterbildung seiner Mitarbeiter? Kümmert er sich proaktiv um die Sicherheit? Sorgt er für alle notwendigen Aktualisierungen und führt er Kontrollen durch? Sind die verwendeten technischen Produkte oder Geräte auf dem neuesten Stand und werden sie gut gewartet?

5. Kosten

Die Kosten spielen bei jeder geschäftlichen Aktivität eine entscheidende Rolle. Wie viele andere erfolgreiche Geschäftsstrategien hat auch das Outsourcing technischer Dienstleistungen an einen Geschäftspartner den positiven Effekt, dass Kosten gesenkt werden.

Dabei muss „günstig“ allerdings nicht unbedingt bedeuten, dass auch optimale Resultate und bestmögliche Geschäftsergebnisse erzielt werden. Wird eine Dienstleistung oder ein Produkt zu billig angeboten, ist Skepsis angebracht: denn die Inanspruchnahme könnte zu Leistungsunterbrechungen und unzufriedenen Kunden führen, die auf Dauer Verluste für das Unternehmen bedeuten.

Im Rahmen der Suche nach geeigneten Dienstleistern sollten sich Facility Manager daher auch danach erkundigen, welche Kosten anfallen, was in den Leistungen enthalten ist und welche Vergünstigungen möglich sind. So bieten viele Dienstleister beispielsweise günstigere Tarife für eine langfristige Zusammenarbeit an.

Die richtigen Partner für Ihre Anforderungen finden

Die Wahl des richtigen Dienstanbieters ist eine komplexe Entscheidung, die eine Reihe von Überlegungen zu Ihrem Unternehmen, Ihren Kunden, Ihren individuellen Bedürfnissen und Ihrem Budget erfordert.

Es ist auch eine Entscheidung, die tiefgreifende Auswirkungen auf Kernaspekte Ihres Unternehmens haben kann – wie beispielsweise Sicherheit und Kundenzufriedenheit – und die daher mit größter Sorgfalt getroffen werden sollte.