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Zeiterfassungssysteme: Wie sie helfen, den Arbeitsplatz zu optimieren

Furniture, Chair, Tabletop

Die Digitalisierung, und nicht zuletzt auch COVID-19, haben einen Boom neuer Arbeitsformen ausgelöst. Telearbeit und flexibles Arbeiten sind auf dem Vormarsch. Diese neuen Arbeitsformen erfordern neue Wege der Arbeitszeiterfassung. Zusätzlich hat der Europäische Gerichthof (EuGH) mit Urteil vom 14. Mai 2019 entschieden, dass die gesamte Dauer der täglichen Arbeitszeit eines jeden Arbeitnehmers aufgezeichnet werden muss.

All diese Veränderungen erfordern flexible und vollständig digitale Lösungen, mit denen den Unternehmen alle Informationen zur Verfügung gestellt werden, die sie für die Erfassung und Verwaltung sämtlicher Formen der Anwesenheit ihrer Mitarbeiter benötigen: Zeiterfassungssysteme.

Der globale Markt für Zeiterfassungssysteme – derzeit auf rund 2,1 Milliarden US-Dollar geschätzt – wird zwischen 2020 und 2026 voraussichtlich eine jährliche Wachstumsrate von 8,5 Prozent verzeichnen und am Ende des Prognosezeitraums 3,6 Milliarden US-Dollar erreichen.

Vorteile von Anwesenheits- und Zeiterfassungssystemen

Zeiterfassungssysteme sind wertvolle HR-Tools, die es den Mitarbeitern ermöglichen, sich entweder physisch über stationäre Zeiterfassungsterminals mit einem Ausweis ein- und auszustempeln, oder digital über ihren Computer oder ein mobiles Gerät, wie zum Beispiel das Mobiltelefon. Darüber hinaus bieten diese Tools eine Vielzahl weiterer Optionen für die Mitarbeiter: beispielsweise die Überprüfung der noch verfügbaren Urlaubstage bis zum Jahresende und der entsprechenden Urlaubsanträge oder die Erfassung von Dienstreisen und Krankmeldungen.

Auch für Personalabteilungen und Führungskräfte bieten elektronische Zeiterfassungssysteme viele Vorteile. Mit den von Zeiterfassungssystemen gelieferten Daten können sie sich leicht einen Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden – inklusive der Unterscheidung zwischen regulären Stunden, Überstunden, Urlaubs- und Krankheitstagen – verschaffen und haben so am Monatsende die Lohnabrechnung auf Knopfdruck parat. Manager können das Tool auch nutzen, um die geleisteten Stunden bestimmten Projekten zuzuordnen. Darüber hinaus verhindern diese Tools die Manipulation der Zeiterfassung.

Mit All-in-One-Zeiterfassungslösungen können Unternehmen aller Größenordnungen Berichte erstellen – und zwar weit über die reine Berechnung der täglichen Anwesenheit hinaus.

Darüber hinaus hilft die Zeiterfassung Personal- und Büromanagern dabei, eine sicherere und hygienischere Arbeitsumgebung für alle zu schaffen. Zeiterfassungssysteme können das unerwünschte Szenario einer Überbesetzung oder eines überfüllten Büros verhindern. Ganz zu schweigen davon, dass die traditionellen Stempeluhren, die von jedem angefasst werden, eine gefährliche Quelle für Verunreinigungen sein können. Umso wichtiger heutzutage: dass diese Systeme berührungslos bedient werden können..

Neue Gesetze unterstützen Zeiterfassungssysteme

Für Europa hat der Europäische Gerichtshof im Jahr 2019 entschieden, dass alle Unternehmen in der EU eine Zeiterfassungslösung zum Schutz der Mitarbeitenden einführen müssen (Rechtssache C-55/18).

Die Richter am Europäischen Gerichtshof unterstrichen die Bedeutung des Grundrechts eines jeden Arbeitnehmers auf Begrenzung der Höchstarbeitszeit sowie auf tägliche und wöchentliche Ruhezeiten. Zu den erforderlichen Maßnahmen zählt eine Verpflichtung der Arbeitgeber, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzuführen, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.

Egal, ob im Homeoffice oder im Außendienst: immer geht es dabei um die Einhaltung und Dokumentation der gesetzlich geregelten werktäglichen Arbeitszeit – inklusive jedweder darüber hinausgehenden Mehrarbeit. So ist beispielsweise die Ausdehnung der Arbeitszeit auf bis zu zehn Stunden täglich zulässig, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder vierundzwanzig Wochen im Durchschnitt acht Stunden täglich nicht überschritten werden. Das lässt viel Spielraum – bedingt aber auch eine elektronische Erfassung durch ein entsprechendes System.

Zeiterfassung für sichere und effiziente Arbeitsplätze

Die Zeiterfassung trägt zur Rationalisierung des Arbeitsplatzes bei, macht ihn sicherer, fairer und effizienter für alle Mitarbeiter – und bringt gleichzeitig einen Mehrwert für das Geschäftsergebnis.

Damit sind Zeiterfassungssysteme von unschätzbarem Wert für Transparenz und Verantwortlichkeit für alle, sowohl für Mitarbeitende als auch für Vorgesetzte.

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