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Outsourcing der Instandhaltung: Die Vorteile der Auslagerung

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Erfahrene Anlagen- und Gebäudeverwalter sind sich der Bedeutung eines regelmäßigen Wartungsplans bewusst: Diese Pläne senken die Kosten und erhöhen die Sicherheit bei gleichzeitiger Optimierung des Arbeitsablaufs und der Produktivität. Unabhängig davon, ob es sich bei den Einrichtungen um große Unternehmen – wie Hotels oder Krankenhäuser – oder um kleinere Betriebe handelt, gibt es einzigartige Vorteile eines regelmäßigen Wartungsplans, wenn sie diese an einen zuverlässigen Geschäftspartner auslagern.

Dank des Outsourcings müssen kleinere Unternehmen, die nicht über die Ressourcen verfügen, um mehrere Vollzeittechniker einzustellen, nicht auf das Fachwissen hochspezialisierter Servicetechniker verzichten.

Ebenso gibt es, selbst wenn größere Unternehmen die Kapazität haben, Vollzeit-Techniker zu beschäftigen, viele Aspekte eines großen und komplexen Unternehmens, in denen das Personal möglicherweise nicht ausreicht. Insbesondere bei spezialisierten Wartungsarbeiten wie Aufzügen und Rolltreppen, Heizung, Lüftung, Klimatechnik, Eingangs- und Zutrittssystemen oder anderen hauswirtschaftlichen Anforderungen wie Sanitär- und Landschaftsbau maximiert das Outsourcing die Geschäftsergebnisse.

Wie funktioniert die Auslagerung von Instandhaltungsaufträgen?

Outsourcing ist die kommerzielle Praxis der Beauftragung eines Dritten für die Durchführung von Aufgaben und Dienstleistungen, die typischerweise vom eigenen Personal ausgeführt werden. Vor allem seit den 1990er Jahren begann sich Outsourcing als Kostensenkungsstrategie für Organisationen aller Größenordnungen zu etablieren. Heute ist Outsourcing eine gängige Praxis, und Führungskräfte aus verschiedenen Branchen sind sich dessen sehr bewusst.

In naher und ferner Zukunft wird die Auslagerung von Wartungs- und Ingenieurtätigkeiten als praktischere Option in Betracht gezogen werden.

Simon Chapman, DVP Services Global Product Manager bei dormakaba

„Ein vertraglich gebundener Dienstleister kann auch spezialisierte Dienstleistungen anbieten, für die Manager möglicherweise nicht in der Lage sind, eine Aufstockung des hauseigenen Vollzeitpersonals zu rechtfertigen“, sagt Simon Chapman, DVP Services Global Product Manager bei dormakaba.

Während Outsourcing traditionell mit dem IT-Sektor und der Online-Arbeit in Verbindung gebracht wird, können auch Unternehmen, die auf Einrichtungen basieren, von den vielfältigen Vorteilen profitieren. Im Folgenden sind die drei Vorteile aufgeführt, die das Outsourcing von Wartungs- und Ingenieurarbeiten für Unternehmen aller Größen und Bedürfnisse mit sich bringt.

1. Entlastung der Verwaltung

Ein großer Teil der regelmäßigen Wartungsarbeiten ist mit administrativen Aufgaben verbunden, die viele Managementstunden in Anspruch nehmen. Mit einem festen Vertrag für die regelmäßige Wartung inspiziert ein hochspezialisierter Techniker ein Gebäude und führt in regelmäßigen Abständen alle notwendigen Reparaturen durch.

So erleichtert die Auslagerung technischer Aufgaben den Facility-Managern den Verwaltungsaufwand. Sie sparen Zeit und müssen auch keine Spezialgeräte für eventuelle Reparaturen mieten oder kaufen, da der Fachtechniker mit dem richtigen Werkzeug ausgestattet ist. Ebenso bedeutet der Zugriff auf diese Werkzeuge durch den Techniker, dass kein zusätzliches Budget oder Lagerraum für technische Ausrüstung verwaltet werden muss.

2. Kostenreduzierung in schlanken Zeiten

Insbesondere für Facility Manager, die mit einem knappen Budget arbeiten, kann die Auslagerung technischer Aufgaben ideal sein. Auf diese Weise können sie die schwer zu findende Balance zwischen Kostensenkung und der Sicherung und Optimierung ihrer Einrichtungen fin.den. Wenn Gebäudemanager technische Aufgaben auslagern, können sie aufgrund ihrer Verträge nur für die Dienstleistungen zahlen, die sie benötigen.

Darüber hinaus sind viele der technischen Mitarbeiter oft Generalisten, doch mit der Weiterentwicklung der Technologien werden immer mehr Routineaufgaben der Instandhaltung von Spezialisten übernommen. Bei einer Auslagerung können Einrichtungen jedoch Techniker mit komplexen Fähigkeiten nach einem einfachen Plan nutzen.

3. Skalierbarkeit in einer Zeit des Wandels

In einer Welt, die durch Unvorhersehbarkeit gekennzeichnet ist, kann der Abschluss von Wartungsverträgen Facility Managern helfen, mit plötzlichen Veränderungen oder sich ändernden Bedürfnissen in ihren Unternehmen Schritt zu halten. Zum Beispiel kann eine dramatische Veränderung der Besucherzahl einer Einrichtung zu einem erhöhten Bedarf an bestimmten Aufgaben führen. Und während die Einarbeitung neuer hausinterner Mitarbeiter ein langwieriger Prozess sein kann, ist die Unterstützung durch Dritte in der Regel schneller und einfacher.

Daher ist die Vergabe von Wartungsarbeiten und die Auslagerung technischer Aufgaben eine flexible und skalierbare Lösung, um belastbar zu bleiben und auf die Veränderungen zu reagieren, sobald sie eintreten.

Technische Aufgaben: Auslagern oder nicht auslagern?

Alles in allem kann die Auslagerung technischer Aufgaben auf der Grundlage eines regulären Vertrags eine mächtige geschäftliche Entscheidung sein, um die Facility Manager zu befähigen. Abgesehen davon hat jede Einrichtung individuelle Wartungsbedürfnisse, deren Umfang nur von den Managern bestimmt werden kann, die die Komplexität ihrer Geschäfte genau kennen. Durch die Analyse ihrer Ressourcen im Vergleich zu ihren Bedürfnissen können sie das optimale Gleichgewicht zwischen der Auslagerung der regelmäßigen Wartung und der internen Hilfe finden, um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen.

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